En desarrollo de la Ley 1581 del 2012, expedida por el Gobierno Colombiano, y su Decreto Reglamentario 1377 de 2012, se ha decidido desarrollar el presente documento, en el cual se definirán los lineamientos que manejará e instrumentará el POLITÉCNICO INTERNACIONAL INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR frente al manejo de Datos Personales.

 

La presente Política para el manejo de datos personales del POLITÉCNICO INTERNACIONAL INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR tiene como finalidad exponer y declarar al público en general los procedimientos internos y externos considerados y definidos para el tratamiento de datos, así como la finalidad de estos mismos derechos en cabeza de los titulares de la información y obligaciones en cabeza del Responsable del tratamiento de datos personales.

 

Artículo primero. Datos del Responsable.- El POLITÉCNICO INTERNACIONAL INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR, en adelante la Institución, institución privada de educación superior, sin ánimo de lucro, identificada con el NIT. 900.002.845-0, actuando como Responsable de la información y en cumplimiento de la Ley de Protección de Datos Personales 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, se identifica a través de los siguientes datos:

 

Personería jurídica: Reconocida mediante la Resolución 4135 de noviembre 11 de 1004 expedida por el Ministerio de Educación Nacional

Razón Social: Politécnico Internacional Institución de Educación Superior

NIT: 900.002.845-0

Dirección principal: Avenida Boyacá # 138-70

Teléfono: 4005700

Correo Electrónico: habeasdata@pi.edu.co

Página Web: www.politecnicointernacional.edu.co

Artículo segundo. Definiciones.- Para el desarrollo e implementación de esta Política, la Institución adopta las definiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el capítulo I del Decreto 1377 de 2013, para una comprensión adecuada de la presente Política:

 

a.      Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

b.      Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

c.       Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que se objeto de Tratamiento.

d.      Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

e.      Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registro públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

f.        Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

g.      Dato Sensible: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

h.      Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

i.        Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

j.        Política de Tratamiento: Se refiere al presente documento, como política de  tratamiento de datos personales aplicada por el POLITÉCNICO INTERNACIONAL INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.

k.       Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los Datos, para efectos de esta política, ejercerá como Responsable, en principio, el POLITÉCNICO INTERNACIONAL INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR.

l.        Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

m.    Transferencia: Se refiere al envío por parte del POLITÉCNICO INTERNACIONAL INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR como responsable del Tratamiento o un Encargado de los datos, a un tercer agente o persona natural / jurídica (receptor), dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales.

n.      Transmisión: Se refiere a la comunicación de datos personales por parte del Responsable al Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate datos personales.

o.      Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

Para el entendimiento de los términos que no se encuentran incluidos dentro del listado anterior, se deberá remitirse a la legislación vigente, en especial a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013.

 

Artículo Tercero. Principios para el Tratamiento de Datos Personales.- Los principios que rigen el Tratamiento de sus Datos Personales por parte de la Institución, son los siguientes:

 

a.      Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El Tratamiento de los datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 en el Decreto 1377 de 2013 y en las demás disposiciones que las desarrollen.

b.      Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

c.       Principio de libertad: El Tratamiento de los datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d.      Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e.      Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f.        Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

g.      Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h.      Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

 

Artículo Cuarto. Objetivo de la Política.- El objetivo de la presente Política es dar cumplimiento a la legislación vigente, con el fin de informar sobre los aspectos relevantes en relación con la recolección, uso y transferencia de datos personales que la Institución, y sus asociadas o vinculadas realiza de sus datos personales, en virtud de la autorización que ha sido otorgada por los titulares para adelantar dicho tratamiento.

 

En esta política de tratamiento de datos personales se encontrarán los lineamientos institucionales y de ley bajo los cuales la Institución realiza el tratamiento de los datos personales, la finalidad, los derechos del titular, así como los procedimientos internos y externos que existen para el ejercicio de tales derechos ante la Institución, entre otros.

Artículo Quinto. Titulares a quien va dirigida la Política.- Son destinatarios de la Política de Tratamiento de Datos Personales los estudiantes, empleados, contratistas, proveedores, clientes, consultores, egresados y demás personas, activos e inactivos, que se encuentran en sus bases de datos o en las de sus asociadas o vinculadas.

 

Artículo Sexto. Normatividad legal y ámbito de aplicación.- La presente Política de Tratamiento de Datos Personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, en el Título II, Capítulo 25 del Decreto 1074 del 26 de Mayo de 2015 Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo;  reglamentario parcialmente la Ley 1581 de 2012, en el cual se establecen y adicionan requisitos para el adecuado tratamiento de datos personales registrados en bases de datos públicas y privadas, y demás disposiciones complementarias, y será́ aplicada por la Institución respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

 

Artículo Séptimo. Autorización del Titular para el Tratamiento de Datos.- El POLITÉCNICO INTERNACIONAL INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR como Responsable del Tratamiento ha adoptado procedimientos para solicitarle al titular de los datos, a más tardar en el momento de la recolección de los datos personales, la respectiva autorización para el Tratamiento de los mismos e informarle al titular cuáles son los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.

 

Sin embargo, tratándose de datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, se tiene que éstos pueden ser tratados por el POLITÉCNICO INTERNACIONAL INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR, siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.

 

El POLITÉCNICO INTERNACIONAL INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR como Responsable del Tratamiento de datos personales ha establecido mecanismos para obtener la autorización de los Titulares o de quien se encuentre legitimado para tal efecto.

 

Se entenderá que la autorización otorgada por el Titular a el POLITÉCNICO INTERNACIONAL INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR, cumple con los requisitos exigidos en la legislación vigente aplicable, cuando ésta se manifieste:

a.      Por escrito;

b.      De forma oral; o

c.       Mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que éste otorgó a el POLITÉCNICO INTERNACIONAL INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR la autorización respectiva.

 

En ningún caso el silencio será asimilado como una conducta inequívoca.

 

Artículo Octavo. Autorización del Titular para el Tratamiento de Datos Sensibles.- El Tratamiento de los datos sensibles a los cuales se refiere el Artículo 5° de la Ley 1581 de 2012 está prohibido, a excepción de los siguientes casos:

 

a.      Cuando el Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

b.      Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;

c.       Cuando el Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;

d.      Cuando el Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial; Cuando el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

e.      En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el Artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, el POLITÉCNICO INTERNACIONAL INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR cumple las siguientes obligaciones:

 

1.      Informa al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.

2.      Informa al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad de su Tratamiento, y además obtiene su consentimiento expreso.

3.      Para su tranquilidad, ninguna de las actividades que realiza el POLITÉCNICO INTERNACIONAL INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR está ni estará condicionada a que usted como Titular suministre a la Institución sus datos personales sensibles.

 

El Titular de los datos puede en todo momento solicitar a la Institución como Responsable del Tratamiento, la supresión de los datos personales y/o revocar la autorización que ha otorgado para el Tratamiento de los mismos, para lo cual podrá utilizar los canales habilitados que se encuentran previstos en la presente Política.

 

Artículo Noveno. Medio y manifestación para otorgar la autorización.- La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro medio que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual, se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del Titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por la Institución y será puesta a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.

Artículo Décimo Primero. Casos en los cuales no se requiere autorización.- La autorización del Titular no será necesaria en los siguientes escenarios:

a.      Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b.      Datos de naturaleza pública.

c.       Casos de urgencia médica o sanitaria.

 

Artículo Décimo Segundo. Uso y Finalidad del Tratamiento.- La Institución reconoce que el Titular de los datos personales tiene derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad, teniendo en todo caso para ello en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones con la Institución.

 

En virtud de la relación que se establece entre el titular y el POLITÉCNICO INTERNACIONAL INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR, este último recolecta, almacena, usa y transfiere sus datos personales, a instituciones localizadas dentro y fuera de Colombia.

 

La información o datos personales son utilizados para:

 

1.      Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros, servicios, y demás actividades relacionadas con las funciones propias de la Institución como institución de educación superior, alianzas, estudios, contenidos, así como las demás instituciones que tengan una relación directa o indirecta, y para facilitarle el acceso general a la información de éstos;

2.      Proveer nuestros servicios;

3.      Informar sobre nuevos servicios que estén relacionados con los ofrecidos o que tenga el POLITÉCNICO INTERNACIONAL INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR;

4.      Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros estudiantes, profesores, contratistas, contratantes, clientes, proveedores, y empleados;

5.      Informar sobre cambios de los servicios del POLITÉCNICO INTERNACIONAL INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR;

6.      Evaluar la calidad del servicio,

7.      Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo de los servicios y productos ofrecidos por la Institución,

8.      Ejecutar los contratos que se tienen suscritos con la Institución,

9.      Realizar el pago de las obligaciones contractuales,

10.  Enviar la información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud  expresa de las mismas,

11.  Soportar procesos de auditoría externa e interna,

12.  Enviar y recepcionar mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente,

13.  Recolectar datos para el cumplimiento de los deberes que como Responsable de la información y de los datos personales, le corresponden a la Institución,

14.  Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo de la relación que existe entre cualquiera de los sujetos a quien se dirige este aviso y la Institución o sus vinculadas o asociadas.

 

A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus datos personales podrán ser divulgados con los fines dispuestos anteriormente al personal que conforma la Rectoría General, Direcciones de Sede, Vicerrectorías Académicas y de Bienestar y Admisiones, Oficinas de Registro y Control, Dirección de Proyectos Estratégicos, Dirección Financiera, Dirección de Operaciones y Procesos, Secretaría General así como a encargados, consultores, contratistas, asesores y a otras personas y oficinas, según corresponda.

 

La Institución podrá contratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente subcontratamos con terceros el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros.

 

De igual forma, la Institución podrá Transferir o Transmitir (según corresponda) sus datos personales a otras Instituciones por razones de seguridad, eficiencia administrativa, mejor servicio, comerciales de conformidad con las autorizaciones que hayan sido otorgadas por los Titulares de los datos personales.

 

Artículo Décimo Tercero. Derechos de los Titulares de los Datos.- De conformidad con lo establecido en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que le asisten al Titular en relación con los datos personales, son:

 

a.      Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b.      Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.

c.       Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d.      Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e.      Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f.        Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

Artículo Décimo Cuarto. Deberes de la Institución como Responsable del Tratamiento de Datos Personales.- La Institución, cuando actúe como Responsable del Tratamiento de Datos Personas, cumplirá con los siguientes deberes:

 

a.      Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data.

b.      Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular, garantizando las condiciones de seguridad necesarias de las mismas.

c.       Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d.      Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e.      Garantizar que la información que se suministre al encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f.        Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g.      Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del Tratamiento.

h.      Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos que estén previamente autorizados.

i.        Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

 

Artículo Décimo Quinto. Revocatoria de la Autorización y/o Supresión del Dato.-  El Titular de los datos puede en todo momento solicitarle a la Institución como Responsable del Tratamiento, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

 

Sin embargo, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular de los datos tenga un deber legal o contractual en virtud del cual deba permanecer en la base de datos o de que la información sea tratada por parte de la Institución cuando este se encuentre prestándole un servicio o el titular le esté prestando un servicio a la institución.

 

Los mecanismos que han sido dispuestos por la Institución, de fácil acceso y de forma gratuita, para que el Titular de los datos presente en cualquier momento la solicitud de supresión de sus datos o la revocatoria de la autorización otorgada, son aquellos que se encuentran previstos en esta Política.

 

Los datos personales serán conservados en las bases de datos de la Institución cuando así se requiera en cumplimiento de una obligación legal o contractual.

 

Artículo Décimo Sexto. Procedimiento para el ejercicio de sus derechos como Titular de Datos.- Los derechos de los Titulares establecidos en la Ley, podrán ser ejercidos ante la Institución por las siguientes personas:

 

a.      Por el Titular de los datos, quien deberá acreditar ante la Institución su identidad en forma suficiente.

b.      Por los causahabientes del Titular de los datos, quienes deberán acreditar tal calidad ante la Institución.

c.       Por el representante y/o apoderado del Titular de los datos, previa acreditación ante la Institución de la representación o apoderamiento.

d.      De acuerdo con lo previsto en la legislación vigente aplicable, para el ejercicio de cualquiera de los derechos que le asisten el Titular de los datos, podrá utilizar ante la Institución cualquiera de los mecanismos que se establecen a continuación:

 

1.      Consultas:

 

·         Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de la Institución.

·         La Institución como Responsable del Tratamiento suministrará a los Titulares o sus causahabientes, toda la información que se encuentre contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

·         La consulta se formulará a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por la Institución.

·         La consulta será atendida por la Institución en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

·         Cuando no fuere posible para la Institución atender la consulta dentro de dicho término, le informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

2.      Reclamos:

 

Los Titulares o los causahabientes que consideren que la información que se encuentra contenida en las bases de datos de la Institución debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante la Institución como Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

 

o   El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida a la Institución, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

o   Al reclamo deberá adjuntarse fotocopia del documento de identificación del Titular de los datos.

o   El reclamo se formulará a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por la Institución.

o   Si el reclamo resulta incompleto, la Institución  requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

o   Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento realizado por la Institución, sin que el solicitante presente la información requerida, la Institución entenderá que se ha desistido del reclamo.

o   En caso que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

o   Una vez la Institución reciba el reclamo completo, incluirá en la base de datos una leyenda que indique: “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

o   El término máximo para atender el reclamo por parte de la Institución será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

o   Cuando no fuere posible para la Institución atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

3.      Rectificación y actualización de datos:

 

La Institución tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señaladas. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

·         En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y la razón por la cual solicita la rectificación y/o actualización, y aportar la documentación que avale su petición.

·         La Institución, podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

 

4.      Supresión de datos:

 

El Titular de los datos, tiene el derecho en todo momento de solicitar a la Institución la supresión de sus datos en los siguientes casos:

 

a.       Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.

b.       Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

c.       Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la Institución. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

a.       El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

b.       La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

c.       Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

 

5.      Canales Habilitados:

 

Los derechos de los titulares podrán ser ejercidos por las personas antes señaladas a través de los canales que han sido habilitados por la Institución para dicho efecto, los cuales se encuentran a su disposición de forma gratuita, así:

 

·         A través de la dirección de correo electrónico: habeasdata@pi.edu.co

·         A través de las Líneas de Atención: 60-1-4005700 opción 4

 

Artículo Décimo Séptimo. Videovigilancia e imágenes.- La Institución podrá utilizar sistemas de videovigilancia para fines de seguridad de las personas, bienes e instalaciones, dicha información podrá ser empleada como prueba en cualquier clase de proceso interno o ante cualquier tipo de autoridad, entidad u organización.

 

Artículo Décimo Octavo. Vigencia de las bases de datos.- El periodo de vigencia para el tratamiento de datos personales y sensibles será el tiempo razonable para cumplir con las finalidades del Tratamiento de la información.

 

Artículo Décimo Noveno. Transferencia Internacional de Datos Personales.- Cuando se envíen o transfieran datos a otro país será necesario contar con la autorización del Titular del Dato, Salvo que la ley disponga lo contrario, dicha autorización debe ser previa para efectuar la circulación internacional de datos.

 

Artículo Vigésimo. Transmisiones internacionales y nacionales de datos a Encargados.- En caso de que la Institución desee enviar o transmitir datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio colombiano, deberá establecer mediante cláusulas contractuales o a través de un contrato de transmisión de datos personales el alcance y las razones por las cuales se realizará la transmisión o envío de los datos.

 

Artículo Vigésimo Primero. Restricciones a la circulación de la información.- Por regla general y disposición legal, la Institución no comparte, transmite o transfiere los datos personales que recolecta a terceros.

 

Artículo Vigésimo Segundo. Medidas se seguridad aplicadas al Tratamiento de las Bases de Datos.- La Institución protegerá por medio de medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros de bases de datos, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información. Sin perjuicio de lo anterior, se enuncian algunas de las medidas adoptadas por la Institución con el fin de brindar seguridad a los Titulares:

 

a.      Protección de acceso a los datos mediante contraseñas;

b.      Protección de las contraseñas;

c.       Aseguramiento del nivel de complejidad de las contraseñas de los usuario;

d.      Rastreo de todas las actividades realizadas con las plataformas y sus datos;

e.      Procedimiento de recuperación y redundancia;

f.        Almacenamiento de las copias de respaldo;

g.      Cifrado y protección por contraseña de los computadores desde los que se realiza la manipulación de datos.

 

Artículo Vigésimo Tercero. Modificación de la Política de Tratamiento de Datos Personales.- En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de esta Política de Tratamiento de Datos Personales, referidos a la identificación del Responsable y a la finalidad del Tratamiento de datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización que el Titular ha otorgado a la Institución, la Institución como Responsable del Tratamiento comunicará a la brevedad la nueva información.

 

Además, cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, la Institución obtendrá una nueva autorización brindada por el Titular.

Artículo Vigésimo Cuarto. Entrada en Vigencia.- La presente Política de Tratamiento de Datos Personales empieza a regir a partir del día veinticuatro (24) de julio del año dos mil veintitrés (2023).