Procesos de adminisión

El asesor de admisiones o el aspirante realiza la inscripción a través del formulario web, seleccionando la convocatoria (programa y sede) de su interés, la información personal, complementaria y adicional. 

El formulario de inscripción está disponible en la página web de la institución para que sea diligenciado por el aspirante (Pagina Web – Aspirantes – Admisiones – Formulario de Inscripción). 

Para los programas presenciales es obligatorio diligenciar la información personal. En el formulario de inscripción se registrará la información mínima requerida por la institución y por entes reguladores para un aspirante o inscrito, cuando el aspirante se convierta en matriculado se debe registrar en el sistema académico (Inscripción-admisión – Aspirantes – Formularios por Aspirantes) los formularios de información complementaria y adicional. 

Los agentes front y el aspirante, deben garantizar que los datos que se registren en el sistema sean confiables. 

Nota1: El asesor de admisiones tiene la responsabilidad de garantizar el diligenciamiento correcto y completo de los campos del formulario sin excepción alguna. Esta información está sujeta a auditorías internas por parte de la Dirección de Operaciones y Procesos. 

Nota 2: Informar al aspirante los documentos requeridos para ser admitido: 

 a) Solicitar copia del documento de identidad para iniciar el proceso. 

b) Para la admisión de un aspirante extranjero, debe contar con cédula de extranjería y diploma de bachiller apostillado. En caso de nacionalidad venezolana, contar con el permiso PEP (Permiso Especial de Permanencia), este no debe tener una fecha de vencimiento mayor a 6 meses. 

c) El aspirante debe contar como mínimo con el certificado del diploma de educación básica secundaria (hasta noveno grado) para ingresar a los programas Técnicos Laborales, bachiller académico para los técnicos profesionales y tecnólogos. 

d) La edad mínima requerida para los programas es de 16 años cumplidos en el momento de la admisión. 

Nota 3: Para el programa de Ingles, no aplican los numerales c, d. 

Nota 4: Proporcionar al aspirante la siguiente información: 

a) Informar el valor de la inscripción. 

b) Opciones de financiación y el proceso para tomarlas. 

c) Procedimiento para legalización de matrícula. 

d) Invitarlos a que conozcan la sede si las condiciones lo permiten. 

e) Ampliar la información de su interés. 

Nota 5: En caso de identificarse la necesidad de remitir al estudiante a una entrevista de admisión, el área de admisiones remitirá correo electrónico al área de psicología bienestar universitario. El área de psicología deberá documentar la entrevista en el Formato PI-BI-FT-047 Entrevista de Ingreso y cargarlo en el gestor documental del estudiante. 

Nota 6: El área de legalización será responsable del diligenciamiento de los formularios de información complementaria y adicional, los documentos requeridos para la legalización de la matricula (Ver numeral 5) en el sistema académico hasta que finalice la campaña; posterior a esta fecha, estará bajo responsabilidad de Registro y Control. 

Nota 7: El área de Legalización descargará del reporteador el listado de estudiantes de los programas TG, TP y TL con información pendiente del proceso de legalización para su respectiva normalización en el sistema. El Jefe de Admisiones debe garantizar el 95% de legalización de los estudiantes matriculados al cierre de la campaña, posterior a esto Registro y Control asumirá la responsabilidad de legalizar los casos pendientes. 

Nota 8: El Asesor de Admisiones genera la liquidación del valor de la matricula según el modo de pago que le interese al Aspirante, la cual se debe registrar en el sistema académico (Formato PI-GA-FT-036 Liquidación de Precios) indicando fecha de inducción e inicio de clase, se entrega al estudiante ya sea en físico o digital y se guarda una copia en la carpeta del aspirante. Indicar al aspirante el pago del formulario a través de los diferentes medios proporcionados (Caja, Banco, Pagos en línea). 

Nota 9: El pago de la inscripción estará sujeto a las condiciones establecidas para la campaña. 

Nota 10: En caso de que el aspirante extravíe la Hoja de Liquidación, el área de Admisiones debe generarla nuevamente y entregarla al Aspirante. 

1. Pago de contado: 
        - Generar pago 100% en la caja de la institución o en los bancos definidos por la Institución. 
2. Financiación con entidades externas:
         - El estudiante puede financiar el pago con entidades externas, para ello solicita información en las entidades bancarias con las que la Institución      presenta convenio.
         - Presentar el recibo de pago impreso a los Asesores de las entidades bancarias con el fin de recibir la asesoría y hacer el estudio de crédito.
         - La aprobación de esta financiación depende de la entidad con la que se está tramitando, cualquier reclamación con respecto a intereses o cobros adicionales se debe hacer directamente con la entidad bancaria. 
   
3. Financiación con la institución:
          - El estudiante puede financiar el pago de la matricula con la institución, esta facilidad se otorga a cualquier estudiante siempre y cuando haya diligenciado el pagare.
           - Las formas de financiación son 50%-50% / 40%-30% 30%. 

• En caso de que el aspirante seleccione la opción de financiación por cuotas, el Asesor de Legalizaciones lo contacta o atenderá en sala para explicarle el proceso y entregarle el formato de pagaré con la explicación de cómo diligenciarlo. 
• Si el proceso se realiza de manera virtual, el Asesor de Legalizaciones deberá explicar los documentos necesarios para legalizar la matrícula los cuales deben ser escaneados, legibles, en formato PDF o JPG. 
• Si el aspirante opta por una financiación externa, el asesor de financiación le explicara las diferentes opciones y requisitos para acceder a la misma. Esta modalidad se considera como pago de contado para la institución. 

• Ingresar al sistema académico para realizar el cambio de inscrito ha admitido siguiendo la ruta (Inscripción-admisión – Aspirantes – Nodos y conceptos de aspirante) posteriormente dirigirse a (Inscripción-admisión – Procesos y Consultas – Consulta de admitidos) efectuar el cambio mediante la opción de reparto. 
• Solicitar el formato PI-GA-FT-036 Liquidación de Precios y confirmar el programa y la franja horaria para la cual se va a matricular el admitido. 
• Realizar la prematricula del aspirante generando el recibo de pago de acuerdo con la modalidad que haya elegido el admitido, imprimir el recibo y entregarle los siguientes documentos (ya sea en físico o en digital):
  - Recibo para pago de matrícula.
  - Contrato de matrícula. 
• Si el proceso se realiza de manera presencial, indicar al admitido los documentos que debe presentar para legalizar la matrícula, los cuales deben ser escaneados, legibles, en formato PDF o JPG. 
• Informar la fecha de inicio de clases. 

• El aspirante debe realizar el pago total o parcial de su matrícula a través de los medios de pago dispuestos por la institución para iniciar el proceso de legalización de matrícula. 
• Registro y control realizará el proceso de matrículas masivas o individuales diariamente al finalizar la jornada (Esto aplica únicamente cuando se ha realizado el pago total o parcial de la matricula). 
• Se puede realizar el proceso de matrícula especifico por solicitud del área de admisiones. 
• Registro y control debe garantizar que todos los estudiantes nuevos con pago se realice el proceso de matrícula, para ello se proporcionara un listado de alumnos con pago y alumnos matriculados. 
  (https://uxxi.pi.edu.co/xmlpserver/REGISTRO%20Y%20CONTROL/Informes/MATRICULADOS_SIN_ASIGNATURA.xdo?_xmode=) 
• Se dará acceso al área de registro y control al drive de estudiantes nuevos matriculados para identificar la electiva seleccionada y registrarla en el sistema académico. 
• Se proporcionará un reporte en el sistema académico con las electivas ofertadas, capacidad y ocupación para que el área de admisiones realice la validación antes de asignar la electiva en el drive (https://uxxi.pi.edu.co/xmlpserver/BIENESTAR/Informes/ELECTIVAS_BIENESTAR.xdo) 
• Se proporcionará un reporte en el sistema académico con los alumnos nuevos que no tengan inscrita una asignatura de electiva, el área de bienestar realizará el seguimiento de este proceso 
  (https://uxxi.pi.edu.co/xmlpserver/BIENESTAR/Informes/MATRICULADOS_SIN_ELECTIVA.xdo) 

Nota 1: Cada vez que se realice un proceso de inscripción o modificación de asignaturas el sistema académico envía en forma automática el horario al correo personal del estudiante. 

Nota 2: No se realizará el proceso de inscripción de asignaturas si el área de admisiones no informa la electiva seleccionada por el estudiante. 

Nota 3: La apertura de cupos de electivas se encuentra sujeta a aprobación por parte de la jefatura de bienestar quien se encarga de formalizarlo mediante correo electrónico al área de Secretaria Académica y Registro y Control. 

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Legalizar matricula 

• Legalizar su matrícula con el Asesor de Legalizaciones a través de la entrega de la carpeta que contiene los documentos de legalización debidamente diligenciados o del envío en digital de estos: Copia del documento de identidad. 
  1. Contrato de matrícula. 
  2. Contrato de matrícula.
  3. Pagaré debidamente diligenciado y copia de documento de identidad del codeudor (En caso de que el estudiante seleccione la opción de financiación directa). 
  4. Copia certificado prueba Saber 11 (No aplica para programas Técnico Laborales o estudiantes de Noveno Grado). 
  5. Copia acta de grado. 
  6. Copia diploma de grado. 
  7. Si es estudiante de noveno (9) o de decimo (10) grado: Copia del certificado del diploma de educación básica, o certificado de notas. 
  8. PI-CM-FT-003 Circular Normativa Firmada (Aplica únicamente para los programas TL) 
  9. Otro si del contrato firmado (Aplica únicamente para el Programa de Seguridad Ocupacional). 
  10. PI-GA-FT-036 Hoja de Liquidación. 
  11. El estudiante extranjero debe contar con cedula de extranjería y diploma de bachiller apostillado. En caso de nacionalidad venezolana, contar con el permiso PEP (Permiso Especial de Permanencia) con una fecha de vencimiento no mayor a 6 meses. 
  12. Anexar PI-GA-FT-210 Compromiso de Documentación - Prueba Saber 11. (En caso de que el estudiante no entregue el certificado prueba Saber 11). 
  13. Otros que considere la institución. 

Nota 1: Para los programas virtuales, los documentos de legalización deben ser escaneados, legibles y en formato PDF o JPG. Adicional a los anteriormente mencionados, se debe anexar una foto 3x4 en formato JPG. 

Nota 2: El asesor de legalización debe informar al estudiante el proceso de carnetización y recordar las fechas de pre inducción e inducción. 

• Verificar que el contrato de matrícula se encuentre debidamente firmado. 
• Validar que los documentos de legalización estén completos y debidamente diligenciados, 
• Validar los formularios complementarios y adicional se encuentren diligenciados en el sistema académico. 
• Si queda algún documento pendiente debe registrarlo en el formato PI-GA-FT-038 Documentos Recibidos y Entrega de Pendientes indicando la fecha de entrega de este por parte del estudiante; este documento debe estar firmado con huella por parte del estudiante y debe cargarse al sistema académico. 
• Solicitar a Registro y Control la verificación de los documentos del estudiante para continuar con el proceso. 

Si el estudiante no entrega la documentación completa debe estar firmado el formato PI-GA-FT-038 Documentos Recibidos y Entrega de Pendientes, y se debe relacionar en la Base de Estudiantes con Documentación Pendiente PI-GA-FT-129. 

Nota 1: El plazo máximo para la entrega de los documentos pendientes es la semana cinco (5) de clases.

Nota 2: Para los estudiantes del programa TL en Auxiliar de Enfermería se debe anexar la circular firmada tal como aparece en la cédula y con huella. 

Nota 3: El asesor de legalizaciones será responsable de digitalizar y cargar todos los documentos en el sistema académico (Inscripción – Admisión – Aspirante – Nodos y Conceptos Aspirante) y hacer seguimiento de la documentación pendiente del estudiante hasta que finalice la campaña; posterior a esta fecha, el seguimiento estará bajo responsabilidad de Registro y Control. 

Validar documentación 

• El jefe de Registro y Control debe ingresar al gestor documental, verificar la consistencia del documento requerido vs soporte cargado y aprobarlo en el sistema académico.
  

Solicitar carné

• Presentarse a Registro y Control para la expedición del carné Institucional. 
  

Nota 1: Aplica para estudiantes presenciales. 

Entregar carné

• Verificar el pago total o parcial de la matricula en el sistema académico. 
• Tomar o solicitar la fotografía del Aspirante para expedición del carné estudiantil. 
• Imprimir el carné institucional y hacer la activación. 
• Hacer registro de la entrega del carné a través del sistema SEVEN y en el formato PI-GA-FT-065 Relación Entrega de Carné Institucional. 
• Registrar foto del estudiante en el sistema académico. 
• Explicar al estudiante la importancia de portar el carné en caso de presentarse un riesgo dentro o fuera de la institución. 

Nota 1: Para los programas virtuales, una vez el estudiante realiza el pago total o parcial, el Jefe de Registro y Control comparte mediante correo electrónico el enlace de la plataforma donde el estudiante deberá cargar la foto. Cuando ésta sea aprobada se envía el carné digital mediante correo electrónico. 

Nota 2: La verificación de la vigencia de la póliza estudiantil se realiza a través del siguiente enlace: https://app.correcol.com/Estudiantes/Estudiante.aspx 

Nota 3: El carné se puede entregar en el momento de la pre inducción o por solicitud directa del estudiante en el área de registro y control siempre y cuando este legalizada su matrícula. 

Entregar uniforme

• Si el programa requiere uniforme, realizar entrega de este una vez se valide en el sistema académico que el estudiante haya realizado el pago parcial o total de la matricula. 
• Dejar registro de la entrega del uniforme en el formato PI-BI-FT-004 Entrega Uniformes Estudiantes firmado por el estudiante. 
• Registrar la salida del uniforme en el Sistema SEVEN. 
• Si el uniforme fue obsequiado verificar en la liquidación del sistema académico que se encuentre registrado como descuento 100%. 

Información general

• Informar al estudiante el día y la hora de la pre inducción. 
• Informar al estudiante día, fecha y hora de la inducción. 
• Enviar carta de bienvenida y folleto informativo al estudiante. 

Iniciar clases

• Ingresar a clases en la fecha según lo indica el calendario académico. 

Activar seguro estudiantil

• Generar por medio del sistema Reporteador el informe de matriculados para realizar activación de la póliza de seguro estudiantil (Estudiantes presenciales). 
• Para los estudiantes virtuales, el proceso se realiza con base en el listado de estudiantes matriculados proporcionado por el área de Registro y Control. 
• El estudiante y cualquier otra entidad que lo requiera podrá validar la vigencia de su seguro estudiantil accediendo a la siguiente URL: https://app.correcol.com/Estudiantes/Estudiante.aspx 
  

Nota 1: Cuando el estudiante no cuente con su póliza, debe reportar la novedad por medio de la Plataforma de Servicio al Cliente, la cual será remitida al área de Gestión Humana. 

Nota 2:El área de gestión humana debe garantizar la activación de la póliza al 100% de los estudiantes matriculados. 

Nota 3: Los estudiantes pueden acercarse al área de Bienestar para ser direccionados sobre el proceso de activación de su seguro estudiantil.

Generar correo Institucional

• El correo institucional se genera de forma automática una vez el estudiante ha realizado el pago total o parcial de su matrícula, el usuario y clave asignada se envía al correo personal registrado (Esto aplica para estudiantes presenciales). 
• Para programas virtuales, el correo se genera por solicitud del mentor o el área de registro y control. 

Nota 1: Las credenciales de acceso se enviarán a más tardar a primera hora del día siguiente 

EXEPCIONES PARA PROGRAMAS VIRTUALES

Creación del expediente y generación de recibo de pago

• Validar la creación en la plataforma de Moodle de grupos y estudiantes matriculados.
  

Nota 1: En caso de encontrar inconsistencias se reportará al área de operaciones. 

Nota 2: El jefe de plataforma de la sede virtual realizará un proceso manual de normalización de inconsistencias notificadas. 

Validar habilitación de estudiantes en Moodle

• Verificar en el sistema de información académico que el alumno tenga registrado su correo institucional (Mantenimiento de datos personales – Correo).
  

Nota 1: Se proporcionará un reporte de estudiantes matriculados nuevos con el correo institucional asignado. 

Informar credenciales

• Enviar al correo institucional del estudiante credenciales de acceso a Moodle, inducción a la plataforma e información institucional (datos de contacto).